在宅勤務するようになり、
メールやチャットでのやりとりが
増えた方も多いのではないでしょうか？
一時は、メールやテキストでは
伝わり方が不十分なので、
「大事な交渉事はなるべく
会って話しましょう！」
と言っていましたが、
もう、そうは言っていられません。
ただし、メールは、
一旦書いて送ってしまえば、
後は相手次第です。
いつまでも返事が来なかったり、
どうしたいのか、はっきりした
返事をもらえなかったり。
質問と回答の時差があるので、
何週間も経っているのに
話がなかなか進まずに
悩まされることもあります。
そこで、メール連絡だけで
アポや約束を取り付けたい時の
３つのアドバイスをお伝えします！
＜メール連絡するときの３つのアドバイス＞
アドバイス１：目的は一つ
このメールの目的は何でしょう？
・相手のニーズを探る
・自分のＰＲをする
・アポをゲットする
など
今「全部」と答えた人いますか？
ダメです！
全部を求めていても、
まずは一つに絞ってください。
複数の目的が含まれている文章は
それを読むだけで疲れます。
今回は何を目指すのか、
シビアに考えて、
一つに決めてください。
そして最後に
その目的に関する質問を一つ入れて
終わりましょう。
文章が重たくならないように！
答えるのが面倒だと思われないように！
迅速な回答をいただけるように！
目的は一つ！
その返事が来てから、
次の目的のメールで
フォローしましょう♪
アドバイス２：主語は相手
メール文は、どうしても
自己中心的になりがちです！
それはそうですよね（＾＾；）
自分のことしか
分かっていませんから！
でも、なるべく一方的な話を
押し付けないために、
できるだけ「主語は相手」と
考えながら書いてみてください。
例えば：
「私は〇〇が専門で、〇〇を提供できます」
という代わりに
「〇〇さんが、〇〇に強い専門家を
お探しでしたら、私がお役に立てると思います」
もう一つ：
「私は、来週から海外出張なので、
〇日以後なら調整できます」
という代わりに
「〇日以後でしたら、
可能な限り〇〇さんのご都合に
合わせたいと思います」
厳密に「主語」というわけでは
なかったりしますが、
ニュアンス的にできるだけ
相手を重要視した表現が好ましいです！
メールは、どうしても
「自分が、自分が」
という文章になりがちですので、
その点を注意深くチェックしてから
送信してくださいね。
アドバイス３：期日を決める
メールでも、ＳＮＳでも、
テキストの連絡は、
必ずしも迅速に回答がきません。
内容によっては、考えたい場合もあり、
そうこうしているうちに、
うっかり忘れられてしまうことも！
なので、返事が欲しいメールは、
その返事の期日を決めましょう。
「とりあえず、明後日までは
この日程を空けておきますので、
明日中にお返事ください」
「〇〇さんのお仕事を優先的に
対応させていただきますので、
〇日までにお返事いただきますよう、
よろしくお願いします」
何でもいいので
「〇〇なので」という理由を
つけるとより効果的ですが、
最悪は理由がなくても構いません！
なのでぜひ、最後の一言に、
期日を入れておいてください！
「以上について、〇日までに
ご回答いただければ幸いです」
そして、
これは言うまでもないので、
おまけですが、、、
メールでは「雑談で場を和ませる」
ことがしにくいものの、
信頼関係を作り、確認するために
パーソナルな挨拶文を忘れずに！
冒頭では、
「毎日暑い日が続いていますが、
いかがお過ごしでしょうか？」
など、ありますよね？＾＾
そして文末には、
「このようなご縁をいただき、
とても嬉しいです！
お力になれたら幸いです」
など＾＾
せめて！最後の
「よろしくお願いします」をお忘れなく！！
メールは笑顔が見えない連絡手段です。
人間的な温かさを伝えるためには
大げさに書く！と覚えてくださいね♪
もちろん、相手が読んで疲れるほどの
長い雑談でなくて良いですよ。
