世界中で、毎日、
多くの人が
ビジネス交渉をしています。
大金が関わる交渉は、
やはり実際に会って話すことが理想的。
しかし、
どの国でもコロナウィルス対策が
実施されている今、
多くのコミュニケーションが
オンラインに移行しているのが現状。
ビジネスの大事な話を
オンラインでしたい場合、
どんなことに注意したらよいでしょう？
一口に「オンライン」と言っても、
いろいろな手段があります。
それぞれの手段には
特色があるので、
それをしっかり理解しておくと
上手なコミュニケーションが取れます！
では、一つずつ見ていきましょう♪
＜顔が見えるビデオ会議＞
ビジネス関係や
プロジェクトのスタート時、
まだお互いのことを良く知らないうちは、
この手段がベスト。
必要な情報だけではなく、
お互いの意欲、考え方、価値観を
確認したい時。
目標や方向性をすり合わせたい時。
信頼関係を築きたい時。
そんな時には、顔が見えて、
細かい仕草や声から
感情が伝わるメディアが必要です。
せっかくのビデオ会議なら、
恥ずかしがらずに、
ちゃんとした服装で
顔を出して挑みましょうね。
顔がはっきり見えるように
カメラやライトを
調整しておくとより効果的です！
＜メール＞
全体的な約束事が決まっていて、
詳細を確認したり、
補足情報を送ったり、
進捗を報告する時、
文字情報として残るメールがおすすめ！
メールで送っておけば、
忘れたら検索して探せますし、
伝えた証拠も残るので安心です！
最近は、メールが届かないという
トラブルも時々あるので、
「チャットワーク」などの
ビジネス用チャットサービスも便利です。
メールやビジネス用のチャットを
使う場合は、
用件だけでなく、
それまでの経緯や参考情報に
関連付けておくこともお勧めです。
前回のメールに紐づけて送ったり、
関連書類やデータのURLを入れたり。
せめて冒頭で
「〇月〇日付の〇〇の質問ですが」
などと、話の背景が
素早く把握できるよう配慮しましょう。
＜テキストメッセージ＞
スマホやＳＮＳのメッセージ機能は、
とっさに思いついたアイデアや、
素早く回答を得たい連絡などに
非常に便利です。
ただし、これはリアルタイムで
流れては消えていく会話として
捉えるのがベスト。
この種のメッセージは、
過去のものも読めますが、
その気になれば消すことも、
受け取っていないと
主張することも可能です。
なので、記録としては
あてになりません！
メッセージを介して
合意や約束を取り付けたり、
言った言わないの証拠を残す
ということは「できない」と
思っておいたほうが無難です。
音声電話の感覚で、
「一言伝えておこう」と
気楽に使えますが・・・
自分と相手のプライベートな
やりとりが
相手のワンクリックで
他者に転送されてしまうことも！
気軽とはいえ、
公開されてまずい発言は
メッセージで送らないようにしましょう！
＜音声・電話＞
情報だけでなく、
感情も絡む話になると、
テキストだけでは
誤解が生じる危険性が高いです。
「この件について、どう感じているのか？」
「このやり方で納得しているかな？」
「何か不満はないだろうか？」
など、相手の気持ちが少しでも
気になってきたら、
ぜひテキストに頼らずに
電話で連絡してみましょう。
（もちろん、ビデオも有効です）
声のトーン、
回答のスピードや沈黙など、
テキストより、
はるかに多い情報で
感情を確かめることができます。
前向きな声が聞ける安心感は、
双方向に作用しますので、
自分も相手もほっとしますよね。
そして電話で決めたことは、
確認のために、文字情報にして
追ってメールしておくことが
おすすめです！
いろいろな手段を上手に
組み合わせることで
円満なコミュニケーションが
実現します。
金額が大きい場合、
人の気持ち、価値観、
評判、プライドなどが絡む、
こじれた時のリスクが大きい案件は、
面と向かって話すのがベストです！
最近は、
「電話は時間のムダ！」
という主張もありますので、
電話をかける前に、
メールやメッセージで相手の都合を
確認するのが親切かもしれませんね。
